Datenschutzhinweise

Für www.pruefbuch24.de, pruefbuch24.de und portal.pruefbuch24.de · Stand: 9. September 2026

1. Verantwortlicher und Anfragen

Karsten Pfob – Ihr Türenspezialist, Dr.-Gotthardt-Str. 14, 33014 Bad Driburg – Pömbsen, Deutschland. Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter support@pruefbuch24.de. Diese Hinweise betreffen Besucher, Kontoinhaber, eingeladene Teammitglieder, Zertifikatsinhaber und Personen, deren Angaben in der Dokumentation verarbeitet werden.

2. Firmenkunden und Verantwortlichkeiten

Für den Betrieb unserer Website, die Verwaltung unserer Vertragsbeziehungen, die Zugangssicherheit und die von uns verantwortete Prüfung von Qualifikationsnachweisen sind wir Verantwortlicher. Soweit wir Kunden-, Objekt-, Tür- und Dokumentationsdaten ausschließlich nach Weisung eines Firmenkunden speichern oder verarbeiten, ist der Firmenkunde für diese Verarbeitung verantwortlich und wir werden als Auftragsverarbeiter tätig. Zweck, Umfang, Schutzmaßnahmen und weitere Dienstleister sind dann in einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO festzulegen.

Informationen zu einer durch Ihren Arbeitgeber, Errichter oder Betreiber veranlassten Verarbeitung erhalten Sie auch von diesem Unternehmen. Sie können sich an uns wenden, wenn Sie nicht wissen, welcher Firmenkunde zuständig ist. Wir unterstützen die Bearbeitung Ihrer Anfrage und prüfen eigene Verantwortlichkeiten gesondert.

3. Website, Hosting und technisch notwendige Speicherung

Beim Seitenaufruf entstehen Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Status der Anfrage, Browser, Betriebssystem und gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite. Sie werden für die Auslieferung, Fehlerdiagnose und Abwehr von Missbrauch verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Dienst.

Das Webhosting erfolgt bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Der Hostingbetrieb erhält technisch notwendige Daten. Weitere Informationen bietet ALL-INKL. Der deutsche Webserverstandort bedeutet nicht, dass sämtliche nachfolgend beschriebenen externen Verarbeitungen ausschließlich in Deutschland stattfinden.

Für Anmeldung, Sitzung und Schutz vor gefälschten Formularaufrufen verwendet das Portal notwendige Cookies beziehungsweise Sitzungskennungen. Sicherheitsdaten umfassen unter anderem Sitzungsstatus, Ablaufzeit, IP-Adresse und Browserkennung. Das Speichern und Auslesen für ausdrücklich angeforderte Funktionen beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die weitere Verarbeitung beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Externe Schriftarten werden in der Startseite nicht nachgeladen.

4. Firmenkonto, Team und Qualifikationen

Bei Registrierung und Kontopflege verarbeiten wir Firmenname, Anschrift, Rollen, Kontakt- und Rechnungsdaten, Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die zur Authentifizierung erforderlichen Daten. Passwörter werden als Prüfsummen gespeichert. Für die Zwei-Faktor-Anmeldung werden die erforderlichen Sicherheitsinformationen verarbeitet. Vertragsdaten eines selbst handelnden Kunden verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Beschäftigten und Ansprechpartnern ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Grundlage für die Organisation der Geschäftsbeziehung und sicheren Zugänge.

Ein berechtigter Firmenadministrator kann Namen und Kontaktdaten einer Person eintragen und eine Einladung auslösen. In diesem Fall stammen die Angaben zunächst von diesem Unternehmen. Einladungen und Bestätigungen werden per E-Mail versendet. Zugriffsrechte richten sich nach Firmenzugehörigkeit, Rolle und Freigabe. Firmenadministratoren können die für die Teamverwaltung vorgesehenen Angaben einsehen.

Qualifikationsunterlagen können Namen, Aussteller, Lehrgang, Geltungsbereich, Datum, Gültigkeit, Nachweisnummern und Unterschriften enthalten. Wir verarbeiten Dokumente und Prüfergebnisse zur nachvollziehbaren Zuordnung fachlicher Berechtigungen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Schutz vor unberechtigter Nutzung fachgebundener Funktionen und verlässliche Nachweisführung. Bitte laden Sie keine nicht benötigten Ausweiskopien, Gesundheitsdaten oder anderen besonders sensiblen Angaben hoch.

5. Kunden-, Tür- und Dokumentationsdaten; Unterschriften

Das Portal verarbeitet die eingegebenen oder importierten Kunden- und Betreiberanschriften, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Objektadressen, Türen- und Anlagenkennzeichen, Komponenten, Prüf- und Wartungsangaben sowie zugehörige Dateien. Personenbezug kann auch durch Standort, Zuordnung oder Freitext entstehen. Die Verarbeitung dient der Verwaltung und Erstellung der beauftragten Dokumentation. Für die Auftragsverarbeitung gelten die Weisungen und Rechtsgrundlagen des verantwortlichen Firmenkunden; für eigene Vertragsabwicklung Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO.

Eine freiwillig im persönlichen Konto gezeichnete Unterschrift wird als Zeichnungsdaten gespeichert und bei den hierfür vorgesehenen persönlichen Bestätigungsschritten verwendet. Das Konto bietet eine Löschmöglichkeit für die hinterlegte Vorlage. Bereits erstellte Dokumentstände werden dadurch nicht automatisch umgeschrieben. Eine biometrische Identifizierung durch Abgleich von Schreibverhalten ist in dieser Funktion nicht vorgesehen.

Dokumente sind für die berechtigten Beteiligten zugänglich. Bei einer veranlassten Übergabe oder einem Download können sie an Kunden, Betreiber oder andere berechtigte Empfänger gelangen. Wer Dateien außerhalb des Portals weitergibt, muss die Berechtigung der Empfänger prüfen.

6. Bestellung, PayPal und Rechnung

Bei Bestellungen verarbeiten wir Positionen, Preise, Rechnungsanschrift, Bestellnummer, zuständige Person, Zahlungs- und Rechnungsstatus sowie den Nachweis der bestätigten AGB-Fassung. Dies dient dem Vertrag und dessen Nachweis nach Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erfüllt.

Für PayPal-Zahlungen werden die zur Zahlung und Zuordnung erforderlichen Bestell- und Transaktionsdaten an PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, übermittelt. PayPal verarbeitet weitere Daten in eigener Verantwortung, unter anderem zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Wir erhalten Zahlungsreferenzen und den Zahlungsstatus, nicht Ihr PayPal-Passwort. Grundlage unserer Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Informationen zu Empfängern und internationalen Übermittlungen: PayPal-Datenschutzerklärung.

Zur Rechnungserstellung und Buchhaltung nutzen wir Lexware Office. Auftragsverarbeiter nach dem hierfür vereinbarten Datenschutzvertrag ist die Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg. Verarbeitet werden die erforderlichen Kunden-, Rechnungs-, Leistungs- und Zahlungsdaten. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Nach den Anbieterbedingungen werden die Kernfunktionen in Deutschland betrieben; für Zusatzfunktionen wie E-Mail-Versand und Support können weitere Dienstleister auch außerhalb der EU/des EWR beteiligt sein. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die beschriebenen Übermittlungsgrundlagen sind im Lexware-AV-Vertrag einschließlich Anlagen aufgeführt. Eine Kündigung des Lexware-Abonnements bewirkt nach den Vertragsbedingungen keine automatische sofortige Löschung sämtlicher Daten; Aufbewahrung, Export und Löschung werden nach den einschlägigen Zwecken und Pflichten gesteuert.

Wenn eine Druckausgabe angeboten und bestellt wird, führen wir den Druck selbst durch. Dafür verwenden wir die bestellten Dokumente und die erforderlichen Auftragsdaten. An den beauftragten Versanddienstleister übermitteln wir die für die Zustellung erforderlichen Angaben, insbesondere Empfängername und Lieferanschrift. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO; bei Dokumentationsdaten, die wir im Auftrag eines Firmenkunden verarbeiten, gelten ergänzend dessen Weisungen und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

7. KI-Vorprüfung und freiwillige ChatGPT-Verbindung

Bei aktivierter KI-Vorprüfung werden die dafür vorgesehenen Zertifikatsdateien einschließlich darin enthaltener personenbezogener Angaben an die OpenAI-API übermittelt. Die KI unterstützt das Auslesen und die Vorbereitung der Prüfung; ihre Ergebnisse sind keine eigenständige fachliche Freigabe. Die verantwortliche Person entscheidet über die Freischaltung. Grundlage der unterstützenden Prüfung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an einer strukturierten Nachweisprüfung unter menschlicher Kontrolle. Eine Verwendung muss auf das erforderliche Maß begrenzt bleiben.

Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist nach dem OpenAI-Datenschutzvertrag OpenAI Ireland Ltd. Vertragspartner. Eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen und Dienstleister, insbesondere in den USA, ist möglich. Die API-Anfragen sind mit deaktivierter Speicherung des Antwortzustands konfiguriert. Das ist keine Zusage, dass keinerlei Daten beim Anbieter gespeichert werden: Insbesondere Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle können nach dessen Bedingungen bestehen. Maßgeblich sind der vereinbarte Datenschutzvertrag und die Datenverarbeitungsregeln der API.

Wenn Sie selbst ChatGPT zur Dateivorbereitung nutzen, erfolgt die Eingabe zunächst in Ihrem dortigen Konto nach dessen Einstellungen und Vertragsbedingungen. Eine direkte Portalverbindung setzt eine gesonderte Autorisierung voraus. Dabei verarbeiten wir Verbindungs-, Berechtigungs- und Importdaten. Die Verbindung kann in der Integrationsverwaltung widerrufen werden. Die anschließende Löschung von Dateien oder Unterhaltungen bei einem externen Anbieter muss gegebenenfalls zusätzlich dort veranlasst werden. Verbinden Sie Dienste nur mit den für den Import notwendigen Berechtigungen.

8. Google Analytics – freiwillige Besucherstatistik

Google Analytics wird auf ausgewählten Seiten nur nach einer aktiven Zustimmung geladen. Ohne Zustimmung wird das Google-Skript nicht angefordert. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Verarbeitet werden technische Verbindungs- und Gerätedaten, eine pseudonyme Browserkennung und ausgewählte Seitenaufrufe. Google verarbeitet beim Verbindungsaufbau auch die IP-Adresse; nach eigenen Angaben werden in Google Analytics keine IP-Adressen protokolliert oder gespeichert.

Unsere Einbindung übermittelt keine eigenen Benutzer- oder Kundenkennungen, Dokumentinhalte oder URL-Suchparameter. Google Signals und Werbepersonalisierung sind in der Einbindung deaktiviert. Einzelne Dokument-, Verwaltungs- und Sicherheitsseiten werden nicht erfasst. Die Statistik liefert uns keine Namensliste der Besucher.

Ihre Auswahl wird getrennt je Website für 180 Tage im lokalen Browserspeicher gespeichert. Analytics-Cookies sind auf bis zu 180 Tage begrenzt. Die serverseitige Aufbewahrung bei Google ist davon zu unterscheiden und richtet sich nach den Einstellungen der Analytics-Property; zusammengefasste Berichte können anderen Fristen unterliegen. Informationen: Datenaufbewahrung bei Google Analytics.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft über die Datenschutzeinstellungen im Seitenfuß widerrufen. Die Erfassung in diesem Browser wird beendet und erreichbare Analytics-Cookies werden gelöscht. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch beim Anbieter gelöscht. Eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich. Informationen zu Übermittlungsgarantien und Kopien entsprechender Regelungen: Google-Datenübermittlungen.

9. Weitere Empfänger und Übermittlungen außerhalb des EWR

Zugriff erhalten berechtigte Beschäftigte und beauftragte technische Dienstleister, soweit dies für ihre Aufgaben notwendig ist. E-Mails werden durch die beteiligten Mailanbieter transportiert. Bei einer gesetzlichen Verpflichtung können Behörden, Gerichte und steuerliche Berater erforderliche Daten erhalten.

Für internationale Übermittlungen kommen insbesondere ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, etwa Standardvertragsklauseln mit erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen, in Betracht. Beim EU-US Data Privacy Framework muss die betreffende US-Organisation für die betreffende Verarbeitung wirksam zertifiziert sein. Einwilligung in Statistik ersetzt nicht die Prüfung der einschlägigen Übermittlungsgrundlage. Informationen zu den für Ihre Daten geltenden Garantien und eine Kopie können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfordern.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder eine gesetzliche Pflicht beziehungsweise ein konkreter Nachweisgrund besteht. Bei Vertrags- und Kontodaten sind insbesondere Vertragsdauer, Abwicklung offener Vorgänge und mögliche Ansprüche maßgeblich. Buchungsbelege sind regelmäßig acht Jahre, andere steuerlich erhebliche Unterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre aufzubewahren; der Beginn und eine mögliche Verlängerung richten sich nach dem Gesetz.

Qualifikationsnachweise und Dokumentationsdaten sind nicht pauschal wie Rechnungen zu behandeln. Maßgeblich sind der konkrete Nachweiszweck, die gültigen Weisungen des Firmenkunden und gegebenenfalls einschlägige Aufbewahrungspflichten. Ein unveränderlicher Dokumentstand bedeutet keine unbegrenzte Speicherung aller darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Lösch- und Berichtigungsanfragen prüfen wir auch dann, wenn die Oberfläche kein direktes Löschen anbietet. Sicherungskopien und Sicherheitsprotokolle sind gesondert in die Prüfung einzubeziehen.

11. Rechte, Widerspruch und Beschwerde

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne Begründung. Zur Bearbeitung einer Anfrage dürfen wir erforderliche Informationen zur Identitätsprüfung anfordern.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes. Für unser Unternehmen ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, zuständig: www.ldi.nrw.de.

12. Erforderliche Angaben und Entscheidungen

Die für Konto, Authentifizierung, Bestellung oder Qualifikationsprüfung als erforderlich gekennzeichneten Daten werden für die jeweilige Funktion benötigt. Ohne sie kann diese nicht oder nur eingeschränkt angeboten werden. Eine Statistik-Einwilligung und die Nutzung externer KI-Importmöglichkeiten sind dafür nicht erforderlich. Die beschriebene KI-Vorprüfung entscheidet nicht allein über eine persönliche fachliche Freigabe. Diese Hinweise werden bei Änderungen der tatsächlich eingesetzten Verfahren aktualisiert.

Sie können diese Seite über die Druckfunktion Ihres Browsers speichern oder ausdrucken.